Chargé.e planification des ressources - Contrat Temporaire

Élue à plusieurs reprises l'un des meilleurs employeurs de Montréal et récipiendaire du prix Mercuriades 2022 pour Employeur de l'année - Grande Entreprise, Rodeo FX est une entreprise créative haut de gamme offrant des services en matière d'effets visuels, de publicité et d'expériences.

Nommée à plusieurs reprises aux Emmy® Awards pour son travail sur les séries Stranger Things saison 4, Avatar: The Last Airbender et The Lord of The Rings : The Rings of Power, l'entreprise indépendante, lauréate d'un Oscar®, compte près de 800 artistes qui travaillent dans des studios situés à Montréal, Québec, Toronto, Los Angeles et Paris.

Rodeo FX est un partenaire créatif des meilleurs studios du monde, notamment Netflix, HBO, Disney, Marvel, Amazon Studios, Warner Bros. et Sony, et a collaboré à des publicités pour YouTube, NBC et Apple. Ses projets actuels incluent Dune: Prophecy, Silo saison 2 et Sonic 3. Parmi les projets récemment sortis, on cite The Rings of Power saison 2, Venom: The Last Dance, Time Bandits de Taika Waitit, et House of the Dragon saison 2.

Le.la Chargé.e planification des ressources assure la planification et l’affectation des équipes pour le studio de Rodeo FX Paris et contribue directement à la fluidité opérationnelle lorsque de nouveaux projets arrivent à la dernière minute. 

Structuré.e, proactif.ve et orienté.e solutions, il.elle anticipe les besoins, sécurise les prérequis d’accueil (capacité des équipes, postes de travail, accès, intégration) et s’assure que les données de planification sont exactes dans les outils, afin de permettre des décisions rapides et fiables.

Principales responsabilités :

Planification et affectation des ressources

• Assurer la mise à jour quotidienne des affectations dans l’outil de planification (ex. Flow (ShotGrid) / Crew Planning).
• Mettre à jour les statuts d’affectation tout au long du cycle (prévision, demande, validation, confirmation, ajustements).
• Consolider les besoins des productions et proposer des scénarios de couverture (court / moyen terme).
• Identifier les conflits de planification (chevauchements, sureffectif/sous-effectif, périodes de charge) et coordonner les ajustements avec la Production.
• Maintenir une vision claire des disponibilités par équipes/compétences et alerter rapidement en cas de risque de capacité.
• En collaboration avec le studio de Montréal, veille à la gestion des travaux d’outsource

Anticipation et coordination opérationnelle (arrivées de projets à court préavis)

• Mettre en place une démarche d’anticipation : collecter les signaux de nouveaux projets, changements de priorités, décalages de dates et impacts sur les ressources.
• Coordonner avec les parties prenantes internes pour sécuriser les conditions d’accueil :
• Ressources humaines : validation des dates d’entrée et s'assurer que les détails administratifs sont complets et techniques Services généraux / installations : confirmation de la capacité d’accueil (postes de travail, accès, matériel) et contraintes logistiques.
• Informatique / intégration (si applicable) : préparation des accès et outils requis selon la date d’arrivée. (shotgun, carte d’accès, accès RH)
• Suivre les actions jusqu’à complétion afin d’assurer une intégration sans friction et sans surprise.

Qualité des données et tableaux de bord

• Garantir la qualité, la cohérence et la lisibilité des données de planification.
• Produire et diffuser des indicateurs récurrents (hebdomadaires et ad hoc) : capacité, besoins à venir, risques de surcharge, écarts de staffing.
• S’assurer que les équipes de production mettent à jour leurs informations selon les échéances convenues.

Support aux équipes Production et alignement inter-départements

• Travailler en proximité avec les producteurs.rices et chargé.e.s de production pour comprendre l’évolution des besoins (nouvelles demandes client, retards, changements de livrables).
• Tenir à jour un vivier de talents (pigistes ou intermittents) afin d’assurer des interventions rapides pour les besoins des productions et en collaboration avec le studio de Montréal
• Faciliter les arbitrages de priorités lorsque plusieurs projets convergent, en documentant clairement les impacts sur la capacité et les risques.
• Participer aux points de coordination de planification et assurer le suivi des décisions d’affectation.

Processus et amélioration continue

• Contribuer à définir, documenter et améliorer les processus de planification adaptés au contexte Paris (multi-projets, forte réactivité).

• Standardiser les pratiques (règles d’affectation, statuts, échéances, rôles et responsabilités) pour sécuriser la qualité des données et accélérer l’exécution.

• Maintenir une documentation simple et à jour des outils et méthodes de travail.

• 2 années d’expériences en planification, coordination de ressources, production ou gestion de planning, idéalement en VFX/animation/postproduction ou environnement multi-projets.

• Excellente maîtrise d’un outil de planification type Flow (ShotGrid) / Crew Planning (ou équivalent).

• Aisance avec les outils Microsoft Office et/ou Google Workspace, avec un bon niveau sur Excel/Sheets (suivi, reporting).

• Rigueur, sens du détail, organisation, gestion de priorités multiples, capacité à livrer vite et propre.

• Communication claire, posture orientée service, capacité à coordonner plusieurs interlocuteurs (Production, RH, services généraux, IT).

• Proactivité, sens de l’anticipation, sang-froid en contexte de demandes à court préavis, esprit solution.

• Contrat temporaire de 6 mois pour commencer avec forte probabilité d'évoluer sur un role permanent.

Diversité : Chez Rodeo FX, la diversité est une valeur fondamentale. Nous nous engageons à créer un environnement de travail inclusif et équitable, où les points de vue variés sont accueillis avec ouverture. Chaque membre de l’équipe apporte une perspective unique qui enrichit notre créativité, remet en question nos idées et nous aide à livrer un travail de qualité.

Rodeo FX peut utiliser des outils d’intelligence artificielle (IA) pour soutenir certaines étapes du processus de recrutement, comme la transcription des entrevues ou l’analyse préliminaire des candidatures. Ces outils peuvent être exploités par des fournisseurs tiers et les données peuvent être traitées à l’extérieur du Québec. Ces outils ne remplacent jamais la prise de décision humaine : toutes les décisions finales d’embauche sont prises par notre équipe de recrutement et nos gestionnaires.