Production Coordinator - Casting (Temporary)

Ubisoft est une référence mondiale du jeu vidéo, avec des équipes réparties aux quatre coins du monde qui créent des expériences de jeu originales et mémorables, de Assassin’s Creed à Rainbow Six en passant par Just Dance et bien d’autres encore. Nous croyons que la diversité des points de vue fait progresser à la fois les joueurs et les équipes. Si vous êtes passionné·e par l’innovation et que vous souhaitez repousser les limites du divertissement, rejoignez notre aventure et aidez-nous à créer l’inconnu!

En tant que coordinateur·trice de production pour la distribution des rôles à Ubisoft Montréal, au studio Alice, vous apporterez un soutien administratif et opérationnel aux productions et au département de capture de mouvement. Vous contribuerez à la sélection des artistes et à l’organisation des séances, conformément aux directives et aux procédures établies. Ce poste est un mandat de 3 mois.
 

Ce que vous ferez

• Accueillir et accompagner régulièrement les artistes au studio lors des enregistrements et, au besoin, des auditions et des répétitions, en coordonnant leur accès aux locaux avec la sécurité et la réception
• Préparer et réserver les studios et les salles pour les enregistrements, les auditions et les séances de numérisation, coordonner les services de maquillage et prévoir l’eau, le thé et le matériel nécessaire aux artistes et à l’équipe
• Organiser les séances d’enregistrement vocal, vérifier les disponibilités auprès des artistes et de leurs agents, réserver les artistes et les personnes chargées de la direction vocale, et tenir à jour les calendriers d’équipe et les outils de suivi
• Rechercher des artistes pour chaque rôle dans les bases de données et au moyen de recherches approfondies, puis formuler des recommandations en collaboration avec les équipes locales et internationales, selon la vision de production et le budget
• Rédiger et transmettre les descriptions de personnages, sélectionner les candidatures, visionner les auditions, ajuster les calendriers de sélection et suivre les livrables, puis transmettre les retours et les listes de présélection à la production
• Préparer les devis et les budgets de distribution des rôles, suivre les dépenses liées aux artistes, produire les contrats et les bons de commande, et faciliter le traitement des signatures, des factures et des paiements avec les parties externes et la comptabilité
• Envoyer les offres, rédiger et négocier les contrats d’artistes et de services, y compris pour les artistes des États-Unis et d’autres pays, et conseiller les équipes sur les règles syndicales, les tarifs et les réglementations applicables
• Coordonner les voyages, les démarches d’immigration et les demandes d’assurance des artistes selon les besoins, et compiler les rapports de dépenses associés
• Protéger les textes par filigrane et mot de passe, transmettre le matériel aux artistes et aux personnes chargées de la direction vocale, photocopier les documents et assembler les classeurs destinés aux artistes et à l’équipe de tournage, puis archiver les séquences et tenir à jour les données sur les artistes, les séances et la distribution des rôles
• Entretenir les relations avec les artistes et les partenaires, notamment les agents, les gestionnaires de carrière, les responsables de réalisation, les fournisseurs, ACTRA et AFBS, et organiser les réunions pour faciliter les échanges avec les équipes de production

Ce que vous apportez à l'équipe

• Une expérience en sélection d’artistes pour des productions de voix off, de théâtre, de cinéma ou de télévision, ou au sein d’une agence de talents
• Une capacité à gérer plusieurs projets simultanément, à respecter des délais serrés et à vous adapter au rythme des activités
• Des compétences en gestion du temps, en organisation et en résolution de problèmes
• Une aisance relationnelle avec des personnes de tous les niveaux de l’organisation
• Une capacité à organiser votre travail et à trouver des solutions avec ingéniosité
• Une bonne maîtrise de la suite Office, notamment Excel, Word et Teams, et une familiarité avec les logiciels de gestion de projet comme ClickUp et Jira
• Une connaissance du divertissement, des agents et des syndicats, ainsi que des notions de l’industrie du jeu vidéo, constituant des atouts, avec une familiarité avec ACTRA souhaitée
• Une maîtrise du français, constituant un atout important

Ce qu’il faut nous envoyer
 

• Votre CV mettant en valeur vos compétences
• Des exemples de projets pertinents en coordination de production ou en sélection d’artistes

Ubisoft est une référence mondiale du jeu vidéo, avec des équipes réparties aux quatre coins du monde qui créent des expériences de jeu originales et mémorables, de Assassin’s Creed à Rainbow Six en passant par Just Dance et bien d’autres encore. Nous croyons que la diversité des points de vue fait progresser tant les joueurs que les équipes. Si vous êtes passionné·e par l’innovation et que vous souhaitez repousser les limites du divertissement, rejoignez notre aventure et aidez-nous à créer l’inconnu!

- Welcome and accompany artists to the studio for recordings, auditions, and rehearsals, coordinating access with security and reception. - Prepare and reserve studios and rooms, coordinating makeup services and providing necessary materials. - Organize voice recording sessions, verify artist/agent availability, and update calendars/tracking tools. - Research and recommend artists for roles based on production vision and budget, collaborating with local and international teams. - Draft character descriptions, screen applications, review auditions, and manage selection timelines and deliverables. - Prepare casting quotes and budgets, track artist expenses, produce contracts and purchase orders, and facilitate payments. - Send offers, draft and negotiate artist and service contracts, including for international artists, and advise on union rules and regulations. - Coordinate artist travel, immigration, and insurance requests, compiling associated expense reports. - Protect scripts with watermarks and passwords, transmit materials, photocopy documents, assemble binders, and archive footage and data. - Maintain relationships with artists, agents, managers, and unions, organizing meetings with production teams. - Experience in artist selection for voice-over, theater, film, or television productions, or within a talent agency. - Ability to manage multiple projects, meet tight deadlines, and adapt to activity pace. - Strong time management, organizational, and problem-solving skills. - Excellent interpersonal skills with all levels of the organization. - Ability to organize work and find resourceful solutions. - Proficiency with Microsoft Office Suite (Excel, Word, Teams) and familiarity with project management software like ClickUp and Jira. - Knowledge of the entertainment industry, agents, and unions (ACTRA desired), and notions of the video game industry. - Fluency in French is a significant asset.